SECRETAIRE D'ACCUEIL RH (H/F)
La Ville de Pantin, membre du territoire d'Est Ensemble, est une collectivité moderne et dynamique en pleine expansion, comptant 1800 collaborateurs pour 62 000 habitants. La ville se consacre à l'égalité professionnelle, garantissant un environnement inclusif. Rejoindre Pantin, c’est intégrer un environnement de travail stimulant, inclusif et favorable à l’épanouissement professionnel.
Grâce à sa position géographique aux portes de Paris et à un réseau de transports en commun bien développé (RER E, métro 5 et plusieurs lignes de bus), la commune est très facilement accessible.
L’accueil de la direction des ressources humaines est primordial. Il constitue la première image que donne la collectivité aux personnes qui postulent à la ville et participe à l'image globale que renvoie la direction au personnel en poste.
L’accueil doit permettre, dans des délais corrects, un traitement individualisé des demandes.
La fonction d'accueil regroupe l'accueil physique, l’accueil téléphonique mais aussi le suivi du courrier selon les procédures définies dans le département ressources, le suivi de l'affichage à caractère informatif de la direction des ressources humaines et la gestion administrative simple.
- Accueil, information, orientation
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les agents de la collectivité et les usagers
- Répondre de manière personnalisée en donnant un premier niveau d'information RH, statutaire et ré-glementaire (exemples : savoir expliquer une fiche de paie, expliquer comment remplir le formulaire AT, …)
- Annoncer, orienter et accompagner les agents et les usagers (qui ont rendez-vous ou dont la demande est urgente) jusqu’à leur interlocuteur
- Prendre des messages téléphoniques ou transférer les appels, si la question posée le nécessite
- Filtrer les agents qui n’ont pas rendez-vous
- Gestion administrative
- Enregistrer le courrier et le transmettre aux bons interlocuteurs : trier le courrier papier par pôle / par gestionnaire pour le pôle carrière / paie, enregistrer et ventiler le courrier dans le logiciel Gargantua, dis-tribuer les parapheurs)
- Tout document remis à l’accueil de la direction des ressources humaines sera daté, scanné, enregistré dans le logiciel Gargantua et distribué
- Gérer la signature des arrêtés : envoyer des convocations aux agents concernés, gérer la signature des arrêtés, mettre à jour la base de données de suivi, adresser des courriers de relance puis envoyer en RAR les arrêtés aux agents qui ne sont pas venus les signer, transmettre les arrêtés signés aux ges-tionnaires
- Éditer et élaborer des documents administratifs (exemple : imprimer un duplicata de fiche de paye, rem-plir les billets annuels SNCF à l'aide du fichier DRH, ...)
- Changer les adresses postales des agents : dossier administratif, logiciel ressources humaines, logiciel Gargantua et e-services
- Gestion des demandes de stages non rémunérés
- Renseigner les demandeurs et les services quant aux possibilités de stages et aux procédures
- Réceptionner les demandes de stage et les transmettre dans les services adéquats
- En fonction du retour des services contactés :
- Faire des courriers de réponse négative
- Pour les réponses positives : créer et suivre les dossiers, vérifier et compléter les conventions de stage (si besoin en lien avec le service qui accueille le stagiaire et avec le service juridique)
- Mettre les conventions en signature
- Transmettre les exemplaires signés aux stagiaires et aux organismes de formation (ou écoles)
- Archiver les dossiers une fois les stages terminés
- Préparation et envoi des dossiers agents à la médecine du travail
- Préparer et envoyer les documents utiles pour le médecin de prévention ou l’infirmière avec la convocation de l’agent
- Préparer et envoyer les documents utiles pour le médecin de prévention ou l’infirmière avec la convocation de l’agent
- Missions annexes
- Gérer les fournitures administratives pour l’ensemble de la direction : suivre le stock, commander les fournitures
- Suivre l'affichage à caractère informatif de la direction
- Participer à des événements extérieurs (ex : salon des métiers, …)
- Accueillir des coursiers et distribuer les plis et colis vers les pôles de la DRH
Profil
- Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et de ses services
- Solide expérience en accueil du public
- Savoir :
- Connaissances générales pour un premier niveau de réponse RH
- Connaissance du fonctionnement de la direction et de la collectivité
- Connaissance des techniques d'accueil
- Savoir-être :
- Aptitudes relationnelles : avoir le sens des contacts humains et de l’écoute
- Discrétion, respect du secret professionnel et de la confidentialité
- Sens de la diplomatie
- Sens de l’organisation, rigueur, méthode et autonomie
- Aptitude à la polyvalence
- Capacité d’adaptation, sens de l’initiative
- Aptitude au travail en équipe
- Savoir-faire :
- Maîtrise de l'expression orale
- Maîtrise de l'outil informatique : pack OpenOffice, logiciel ressources humaines, logiciel Gargantua, intranet
- Maîtrise de l'utilisation d'un standard téléphonique
- Aptitude à l’analyse d’une demande et à l’évaluation de son degré d’urgence
- Fermeté : l'agent doit pouvoir refuser d'orienter les personnes vers les collègues des pôles si elles n'ont pas pris rendez-vous
- Régime indemnitaire avantageux, RTT
- 13ème mois
- Restauration collective (click and collect)
- Comité d’Action Sociale et Culturelle « CASC » dynamique
- Participation à la mutuelle santé (si labellisée)
- Prise en charge à hauteur de 75% des frais de transports en commun
- Compte Épargne Temps rémunéré sous conditions
- Parking
- Etc
Toutes les candidatures sont à adresser à l'attention de :
Monsieur le Maire de Pantin
Conseiller Métropolitain
84/88 avenue du Général Leclerc
93 507 Pantin cedex